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LINE WORKSカレンダーの共有相手は、管理者の許可がない限り、LINE WORKSに登録済みの同じ会社のメンバーが中心です。
社外のメンバーとカレンダーを共有するには、管理者に「外部トーク連携の権限」を付与してもらう必要があります。
社内メンバーとLINE WORKSでカレンダーを共有する方法は、以下の3つです。
以下でくわしい手順を解説します。
LINE WORKSカレンダーでは、以下4種類のカレンダーを使って、予定を管理・共有できます。
LINE WORKSでは、指定した複数人のチャットグループ内で予定を作成すると、自動的に「トークルームカレンダー」が生成されます。
「トークルームカレンダー」は、チャットグループのメンバーと簡単に予定を共有でき、メンバー全員に予定の登録・編集・削除の権限が付与されます。
管理者が外部トーク連携を許可していれば、社外のメンバーともカレンダー共有が可能です。
一方、「会社カレンダー」は、全社員が閲覧できるカレンダーで、登録・編集・削除ができるのは管理者のみです。
たとえば、以下のような使い分けができます。
関係者に応じたカレンダーを使い分けられる点が、LINEWORKSカレンダーの魅力です。
メンバー予定表とは、複数人の「基本カレンダー」の予定を「日」「週」単位で表示し、空き時間を共有できる機能です。
「月表示」には対応しておらず、管理者が「メンバー予定表の利用」を許可している場合にのみ利用できます。
なお、メンバー予定表への表示対象や内容は、管理者の設定で自動的に決まり、個人での変更はできません。
また、設定が変更されない限り、予定の詳細が社内全体に表示されるしくみです。
メンバー予定表に表示される予定の公開範囲は、以下の手順で確認します。
「社内メンバー(同一ドメイン)が照会時に予定の詳細を閲覧」と表記されている場合は、基本マイカレンダーに登録した予定が社内全員に公開されます。
管理者やほかのメンバーに知られたくない予定は、個人用の共有カレンダーを作成する方法もおすすめです。
共有カレンダーは、トークルーム以外のメンバーとカレンダーを共有したいときや、メンバーの予定を「月表示」で確認したい場合にも役立ちます。
新規で共有カレンダーを作成する際は、以下の手順を参考にしてください。
メンバーごとの権限は、以下の4つから選択できます。
共有相手に空き時間を共有するのが目的なら、［予定の時間枠のみ閲覧］もしくは［予定の詳細の閲覧］の設定で十分です。
営業アシスタントや秘書が代理でカレンダーを管理する場合は、［カレンダーおよび予定の管理］の権限を設定しておくとよいでしょう。
共有カレンダーなら、ほかのメンバーの予定を月表示で確認できるため、シフト管理にも役立ちます。
予定招待機能を活用すれば、会議やイベントなどの予定自体にほかのメンバーを招待し、参加者の出欠確認を効率化できます。
LINE WORKSカレンダーの予定招待機能には、以下3つの使い方があります。
以下で、それぞれの内容をくわしく解説します。
LINE WORKSカレンダーでは、予定を作成し、招待する際に「メンバー予定表」のほか「空き時間検索機能」も活用できます。
それぞれの違いは以下の通りです。
空き時間検索機能を活用し、予定を作成・招待する方法は以下の通りです。
- カレンダー画面で［予定作成］をクリックする
- 予定のタイトルや該当のカレンダーを設定する
- ［アドレス帳］から招待するメンバーを選択し、［OK］をクリックする
- 画面右側の［空き時間を確認する］をクリックし、各参加者の空き時間を確認する
- 日時の設定項目で全員が参加できる日程を選択し、予定を登録する
- 予定を［保存］する
「メンバー予定表」から空き時間の確認も可能ですが、「空き時間検索機能」を使えば、ひとりずつ予定を確認する手間が省け、スムーズに日程調整ができます。
LINE WORKSカレンダーでは、招待した参加者の回答状況を視覚的に確認できます。
参加者の回答状況を確認するには、カレンダー画面で対象の予定を選択し、［合計人数］をクリックしてください。
主催者のカレンダーには、参加者の回答状況が一覧で表示されるため、参加予定者の人数や出欠状況をひと目で把握可能です。
回答状況は、以下4つのステータスで確認できます。
主催者は、参加人数をリアルタイムで把握できるため、会場準備や資料の用意もスムーズになるでしょう。
予定の招待を受け取った参加者は、以下3つの選択肢から出欠の回答ができます。
予定の招待に回答する手順は、以下の通りです。
- カレンダー上で斜線表示されている［対象の予定］もしくは［通知］から招待された予定を開く
- ［承諾］［未定］［辞退］のいずれかを選択する
「未定」または「辞退」の選択時は、理由やコメントを添えられます。また、一度辞退した予定でも、あとから「承諾」への変更が可能です。
招待を受け取った予定は、マイカレンダー（基本カレンダー）へ自動的に仮登録され、回答を承諾した段階で本登録となるしくみです。
仮登録の予定は、カレンダーの予定枠内に斜線で表示されます。
なお、LINE WORKSの予定を外部カレンダー（GoogleカレンダーやOutlook予定表など）へ反映することはできません。
外部カレンダーをLINE WORKSカレンダーに取り込む方法は、「Q3.LINE WORKSとGoogleカレンダーの同期方法は？」の章で解説しています。
ここでは、LINE WORKSカレンダーに関する、よくある質問に回答します。
トラブル時の対応や応用的な使い方も解説しているため、ぜひ参考にしてください。
グループカレンダーは、LINE WORKSでトークルームを作成すると自動的に生成されるトークルームカレンダーを指します。
グループカレンダーが表示されない場合、次の原因が考えられます。
カレンダー数が上限の100件を超えている場合、［カレンダーリストの管理］から不要なカレンダーの表示を［OFF］に設定する必要があります。
カレンダーの表示設定を変更する手順は、以下の通りです。
自身の表示設定のみが変更され、ほかのメンバーは従来通りカレンダーを閲覧できます。
なお、一時的な不具合の場合は、ブラウザの再読み込みや再起動で解消する場合もあるので、試してみてください。
LINE WORKSカレンダーで予定の招待が届かない場合、まずは通知設定を確認してください。
カレンダー通知の設定手順は、以下の通りです。
カレンダー通知の設定画面で、予定のリマインダー（予定時刻前に通知する機能）も設定できます。
なお、通知設定がOFFになっている状態でも、マイカレンダー（基本カレンダー）には予定が仮登録されるしくみです。
カレンダー上に予定が見当たらない場合は、そもそも招待自体が正しく送信できていない可能性があります。
招待されたはずの予定が仮登録されていない場合は、主催者に確認してみるとよいでしょう。
LINE WORKSカレンダーとGoogleカレンダーの同期は、「Googleカレンダーの予定をLINE WORKSカレンダーで表示する」一方的な連携のみ可能です。
外部カレンダーのデータを反映させるには、以下2つのカレンダーでの操作が必要です。
それぞれの手順をわけて解説します。
まず、Googleカレンダー側で外部連携用のURLを取得する必要があります。
手順は以下の通りです。
コピーしたURLは次の手順で使用するため、クリップボードに保存しておいてください。
次に、LINE WORKS側で先ほどのURLを使い、外部カレンダーを登録します。
同期はリアルタイムではなく、反映までに最大10分程度の時間がかかる場合があります。時間をおいてブラウザを再読み込みしてください。
LINE WORKSカレンダーでの予定の登録・削除の方法は、Webブラウザ版・モバイルアプリ版ともに直感的に操作できます。
くわしい方法は、以下の記事で解説していますので、ぜひ参考にしてください。
LINE WORKSカレンダーの共有機能や予定招待機能を活用すれば、チームやグループのスケジュール調整が格段にスムーズになります。
共有機能は継続的なスケジュールやチーム全体の予定管理に最適で、招待機能は個別イベントや会議の出欠確認に便利です。
LINE WORKSカレンダーでは、参加者の空き時間を確認しながら予定を作成でき、出欠状況もリアルタイムで把握可能です。
ぜひ本記事を参考に、効率的な日程調整や会議準備を実現し、業務の生産性向上に役立ててください。
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