Googleカレンダーの招待を効率化する3つの設定とは?スパムを防ぐ方法も紹介


Googleカレンダーを使いこなせば、日々の予定管理をよりスムーズに進められます。

特に、会議やイベントに関する招待状の管理は、多忙なスケジュールを整えるうえで欠かせません。

この記事では、Googleカレンダーで招待状を適切に管理する方法をわかりやすく解説します。

スパムや不要な招待を防ぎ、必要な予定だけを確実に把握しながら、効率的なスケジュール管理を実現しましょう。

Googleカレンダーの招待状管理に必要な3つの設定

あらかじめ招待状の設定をしておけば、カレンダーの管理がラクになります。

以下では、写真付きで設定手順を解説します。

①設定画面を開く

まず、Googleカレンダーの画面右上にある[設定アイコン]をクリックし、[設定]を選択して設定画面を開きます。

②カレンダーに招待状を追加する設定をする

次に、左側メニューの[予定の設定]をクリックします。その後、表示された設定項目から[カレンダーに招待状を追加]を選択してください。

③カレンダーへの追加方法を選ぶ

最後に、招待状をカレンダーに追加する際のアクションを選びます。

以下に3つの追加方法とおすすめの設定を説明します。

招待状の追加パターンとおすすめの設定

Googleカレンダーでは、招待状の追加方法を以下の3つから選択できます。

①すべての招待状を追加

すべての招待状がカレンダーに自動で追加されます。

スパム招待が含まれる場合もあるため、注意が必要です。

②知っているユーザーから届いた場合のみ追加(推奨)

以下に該当するユーザーからの招待状のみ自動で追加されます。

  • 連絡先に登録済みのユーザー
  • 同じ組織内のユーザー
  • 以前にやりとりしたユーザー

送信者自身が、連絡先に登録されていないことを察知してしまう場合があるため、必要に応じて設定を調整しましょう。

③招待メールから出欠確認に返答したときに追加

招待メールに対して出欠確認の返答を行った場合のみ、予定が自動追加されます。スパム防止に有効な設定です。

それぞれの特徴を理解し、自分に合った設定を選びましょう。

招待された予定の公開範囲を設定する方法

受け取った招待状の予定を公開する範囲も設定できます。

これは「②知っているユーザーから届いた場合のみ追加」または「③招待メールから出欠確認に返答したときに追加」を選択している場合に設定可能です。

設定の手順は以下です。

1.Googleカレンダーの画面右上にある[設定アイコン]をクリックし、[設定]を選ぶ

2.左側メニューの全般のセクションで[予定の設定]をクリックする

3.[私の予定を表示または編集する権限があるユーザーにすべての招待状の表示を許可する]のチェックボックスをオフにする

これで、特定のユーザーだけが予定を確認できるようになります。

Googleカレンダーの招待状の設定で管理を効率化しよう

Googleカレンダーの設定を活用すれば、不要な招待状を防ぎつつ、重要な予定を見逃さない環境を整えられます。

特に「②知っているユーザーから届いた場合のみ追加」または「③招待メールから出欠確認に返答したときに追加」の設定は、スパムの回避にも効果的です。

効率的な招待状管理で、日々の予定管理をスムーズに進め、生産性を向上させましょう。

 

本記事は、https://support.google.com/calendar/answer/13159188?hl=jaを参考にfukucaleにて作成しました。