Outlookで会議を転送する方法とは？任意出席者が表示されない場合の対処法も解説

会議の転送機能の活用で、以下3つのメリットがあります。

くわしい内容を解説します。

Outlookの会議転送機能を使えば、当初予定していなかったメンバー（任意参加者）に会議情報をかんたんに共有できます。

プロジェクトの進行状況や重要な決定事項について、関連部署や新たに加わったメンバーに素早く情報を届けられるため、コミュニケーションコストを削減できます。

会議転送機能は、組織全体の連携をスムーズにするのに役立つ機能です。

担当者の急な不在や業務変更があった場合に、代理の参加者に情報をすぐに転送できる点もメリットです。

会議の詳細情報や添付資料もそのまま転送できるため、代理出席者も事前準備しやすく、会議の生産性を維持できるでしょう。

会議の日時変更や議題の追加があった場合も、転送機能を使えば関係者全員に最新情報を共有できます。

とくに複数部署にまたがる大規模な会議では、情報の一元管理が重要です。 

会議の転送機能を使えば、古い情報による混乱や認識のずれを防ぎ、全員が同じ情報を元に会議に参加できるでしょう。

出席者が会議の予定を転送する手順は以下の通りです。

最新バージョンのOutlook（新しいOutlook for Windows）の転送方法を解説します。

カレンダー画面で転送したい会議を選びます。

ツールバーにある［転送］ボタンをタップします。

［宛先］に、会議を転送したい相手のメールアドレスを入力します。

必要に応じて、メッセージを追加してください。

［送信］をタップして完了です。

［イベントが転送されました。］の通知が表示されれば、転送できています。

繰り返し設定をしている定期的な会議（シリーズ）を転送する場合は、「この会議のみ」または「シリーズ全体」のどちらかを選択できます。

会議を転送できないときの対処法を以下3つのパターンにわけて解説します。

それぞれの対処法を解説しますので、参考にしてください。

Outlookで会議を転送できない場合、まず主催者が「転送を許可」しているか確認する必要があります。

主催者が転送禁止設定をしていると、参加者は会議をほかの人に転送できません。

また、利用しているOutlookのバージョンやアカウント（Microsoft 365やExchange Server 2019）が転送機能に対応しているかも確認してください。

非対応の場合、Web版の利用や最新版へのアップデートを検討する必要があります。

主催者から送られてきた会議を転送する際に、「転送する前にアイテムを保存する必要があります」とエラーが表示される場合は、以下の方法を試してください。

Outlookの設定で［転送されたメッセージを保存］を有効にすると、「アイテムを保存する」のエラーは表示されなくなります。

自動保存の設定方法は、以下を参考にしてください。

この手順を実施すれば、スムーズに会議を転送できるようになります。

会議を転送し、出席者リストに「任意出席者」が表示されるまでには、タイムラグがあります。

転送先のユーザーが反映されない場合は、少し時間を置いてから再度確認してください。

また、会議の出席者は転送先のユーザーを「必須出席者」に設定することはできません。

転送したメールを受け取ったユーザーは自動的に「任意出席者」として追加されます。

「必須出席者」として追加したい場合は、主催者に依頼してください。

会議を誤って転送してしまっても、転送そのものを完全に取り消す機能はありません。

しかし、状況に応じて以下の方法で対応できます。

会議の主催者であれば、誤って追加してしまったユーザーを「会議出席者リスト」から削除できます。

手順は以下の通りです。

これで、ほかの参加者に影響を与えず、転送先のユーザーの予定を削除できます。

メールのリコール（取り消し）の利用は、ビジネス版のOutlookに登録している必要があります。

Outlook on the webから、メッセージのリコール（送信取り消し）が可能です。

手順は以下を参考にしてください。

受信トレイに届く「リコールレポート」を確認すれば、メッセージの取り消しに成功したかを確認できます。

転送されたユーザーが会議招集メールを開封している場合、メールの取り消しはできません。

転送したメールのリコール機能を使えない場合は、会議自体をキャンセルして作り直す必要があります。

主催者に依頼して、必要な参加者だけで新しい会議を作成してもらってください。

この場合、他参加者にも影響を与えるため、会議の転送は慎重に行いましょう。

Outlook会議の任意出席者とは、会議への参加が必須ではなく、可能であれば参加してほしい人を指します。

任意出席者の追加方法は以下の3つです。

ただし、新たに任意出席者を追加しても、既存の参加者には自動で通知されません。

既存参加者に通知するには、会議主催者から「更新通知の送信」を行う必要があります。

また、「必須出席者」と「任意出席者」は、会議の主催者のみが変更できます。

すでに参加している必須出席者を任意出席者へ変える場合は、主催者に変更を依頼してください。

会議の主催者として、ほかの参加者による会議の転送を禁止したい場合は、以下の手順で設定できます。

カレンダーで［新しい予定］を選択、もしくは会議の予定枠を選びます。

［応答オプション］ボタンをタップし、［転送を許可］のチェックを外します。

［送信］をタップして設定を保存します。

設定後に参加者が会議を転送しようとすると、「この会議は転送できません」とエラーメッセージが表示されます。

主催者に知られずにOutlookの会議を転送する方法は「会議出席依頼をメールとして転送する」ことです。

通常の［転送］ボタンを使って会議を転送すると、必ず主催者に転送通知が送信されます。

主催者に通知せずに転送する手順は、以下を参考にしてください。

この方法で送信されたメールは、通常のメールとして会議情報が共有されるだけで、カレンダーへの自動登録や主催者への転送通知は行われません。

ただし、メールとして転送した場合は、転送先の相手は会議参加者として自動的に追加されません。

そのため、転送先のユーザーは自分のカレンダーに会議を手動で登録する必要があります。

会議の日時や内容が変更された場合も、転送先には自動で最新情報が通知されないため、変更の度に情報の共有が必要です。

Outlookの「会議転送機能」は、チームの情報共有やスケジュール調整をスムーズに進めるのに役立つ機能です。

新旧どちらのバージョンのOutlookでも、簡単な操作でほかのメンバーに転送できます。

しかし、Outlookの会議をむやみに転送すると、主催者やほかの参加者に迷惑がかかったり、情報漏洩や管理ミスにつながったりすることがあります。

転送の必要性や関係者への影響を考えて、慎重に転送してください。

会議転送以外にも、Outlookのカレンダーには便利な機能が多くあります。

Outlookを使いこなせば、日々の業務効率やチームワークの向上につながるでしょう。

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