Outlook予定表の色分け方法とは？他人と色分けルールを共有する方法も紹介

Outlookでは、予定ごとに色をつけてカテゴリ分けし、スケジュールをひと目でわかりやすくできます。

ただし、個人の設定となるため、予定を共有しているユーザーに色分けのルールを反映することはできません。※代理人のアクセス権がある場合は、色分けルールの共有も可能

Outlookで予定を色分けするメリットは、以下の通りです。

予定を色分けすれば、多くの予定を抱えている人や、複数のプロジェクトを並行して進めている人でもスケジュールを効率的に把握できます。

最新版のOutlookを使用している場合の手順は、以下の通りです。

はじめてOutlookの予定を色分けする場合、まずは「Outlook予定表の分類項目（色カテゴリ）を編集する方法3つ」の手順に沿って、分類項目（色カテゴリ）を編集する必要があります。

予定表の設定方法は、以下の手順を参考にしてください。

ナビゲーションウィンドウから［予定表アイコン］を選択します。

色分けしたい予定を右クリックし、［分類］を選択します。

予定を開き、画面上部にある［分類］からも確認できます。

表示されたリストから適切な色カテゴリを選択します。

頻繁に使用する分類項目が上位に表示されるため、一覧から探す手間なくスムーズな設定が可能です。

分類項目（色カテゴリ）の色が表示されない場合は、「Outlook予定表の分類項目（色カテゴリ）を編集する方法3つ」の手順に沿って項目を編集してください。

また、ひとつの予定に複数の色カテゴリを割り当てることも可能です。この場合、予定表には、最後に適用した色で表示されます。

分類項目（色カテゴリ）は、以下の3つの方法で編集可能です。

それぞれの手順をくわしく解説します。

Outlookの予定をひと目で分かりやすくするために、分類項目の色やタイトルを編集する手順は、次の通りです。

Outlook予定表の分類項目（色カテゴリ）でお好みの色が表示されない場合は、［新規作成］から追加してください。

分類項目を削除する際、まずは「1.分類項目の色やタイトルを編集する」の1〜2の手順に沿って「分類の編集」画面を開きます。

不要になった分類項目（色カテゴリ）は、［ゴミ箱マーク］をクリックするだけで削除できます。

削除は即座に反映されるため、誤操作には注意が必要です。

頻繁に使用する分類項目（色カテゴリ）は、［星マーク］をクリックするだけで簡単にお気に入りに登録できます。

お気に入り登録した項目は、［メール］＞［表示］＞［フォルダーウィンドウ］から確認が可能です。

たとえば、「プロジェクトA」の分類項目を作成し、関連する予定やメールを同じ項目に分類しておけば、お気に入りからスムーズにプロジェクトAの関連情報へアクセスできます。

Outlookの色分けする機能は、自分の予定表内での設定となるため、基本的にほかのユーザーには反映されません。

しかし、共有相手に「代理人としての編集権限」を付与したカレンダーのみ、色分けのルールを共有できます。

アクセス権限の設定方法は、以下の通りです。

権限の変更が困難な場合は、各メンバーが手動で同じ色分けルールを設定する必要があります。

Outlook予定表の色分けする機能を使用していると、「予定の色分けができない」「予定の色が勝手に変わる」といったトラブルに遭遇する場合があります。

どちらのトラブルも、考えられる原因は以下の2つです。

それぞれの詳細を解説します。

Outlook 2016以前のバージョンでは、分類項目（色カテゴリ）を使って色分け設定ができない制限があります。

Microsoft 365では定期的にアップデートが提供されており、バージョン 20250620014.12（2025年7月時点）が最新です。

従来のOutlookをお使いの方は、Outlook画面右上の「新しいOutlookを試す」のスライドをオンにすれば、「新しいOutlook for Windows」を利用できます。

Outlook予定表の「条件付き書式」で色を設定している場合、分類項目（色カテゴリ）の設定が正しく反映されません。

条件付き書式とは、あらかじめ設定した条件に応じて、予定に色をつけて網掛け表示を行う機能です。

条件付き書式のルールをオフにする手順は、次の通りです。

必要に応じて［ルールの削除］を選択すれば、対象の条件付き書式設定を完全に削除できます。

Outlook予定表の色分けする機能は、自分なりのルールを決めることで予定管理を効率化できます。

おすすめの活用方法は、以下の通りです。

複数の色分けルールを組み合わせれば、一目で予定の種類や重要度を把握でき、スケジュールの漏れやダブルブッキングも防げます。

定期的に分類項目（色カテゴリ）の設定を見直し、必要に応じて更新すると良いでしょう。

Outlook予定表の色分けする機能の活用で、予定の管理が格段に楽になります。

色分けは個人設定のため、自分なりのルールを確立し、必要に応じて編集するのがおすすめです。

適切に分類項目（色カテゴリ）を設定すれば、優先順位が明確になり、重要な予定の見落としを防げます。

ぜひ、本記事を参考に色分けする機能を日常業務に取り入れ、より効率的にスケジュールを管理してください。