Trelloの使い方！タスク管理が便利になる活用事例や料金プランを解説

Trelloは、ボード・リスト・カードという3つの要素を組み合わせるだけで、誰でも直感的にタスクを管理できます。

基本操作の手順は、次の通りです。

以下でくわしい使い方を紹介しますので、参考にしてください。

まずはTrelloのアカウントを作成する必要があります。会員登録の手順は、次の通りです。

これでアカウント登録は完了です。

Trelloは、アカウントを作成した時点で自分専用の「ワークスペース※」が用意されているため、すぐに使いはじめられます。 ※複数のボードやメンバーをひとまとめに管理する共有の作業部屋

また、外出先でも使いたい場合は、タスクの期限などの通知をプッシュ形式で受け取れるスマホアプリをインストールしておくと良いでしょう。　

ボードとは、タスクを仕事やプライベートの目的ごとに整理する掲示板です。

最初から新しいボードを作る必要はなく、まずは既存のボードを使いやすいように整えるだけで十分です。

初期状態で用意されているボードの名前や公開範囲を自分好みに変更することから、はじめると良いでしょう。

ボードの設定を変更する手順は、次の通りです。

仕事用とプライベート用で完全に場所を分けたい場合は、以下の手順で新しくボードを作成することも可能です。

管理するジャンルが混ざって使いにくいと感じたタイミングで、2つ目以降のボードを作成してみるのも良いでしょう。

リストとは、ボードのなかでカードを仕分けるための「グループごとの枠」を指し、タスクが今どのような状況にあるのかを可視化する役割を持ちます。

進行状況に合わせてリストを分ければ、次に何をすべきかが一目で判断できるようになります。

あらかじめ用意されている、「今日」「今週」「後で」のリスト名は、リスト名を直接クリックするだけでお好みの名前に変更可能です。

新しいリストを増やしたい場合は、右側にある［＋もう1つリストを追加］をクリックしてください。

リストの数に厳密な上限はありませんが、画面内に収まりきらなくなると横スクロールが必要になります。

まずは、「未着手」「作業中」「確認待ち」のような3〜4個程度のリストで運用し、管理が複雑になりすぎないように調整するのがコツです。

カードとは、個別のタスク内容を記したデジタルな付箋のことで、リストのなかに自由に貼り付けたり剥がしたりして運用します。

細かな設定はあと回しにして、まずは思いつくタスクをすべてカードとして書き出してみると良いでしょう。

カードを追加する手順は、次の通りです。

登録したカードのタイトルをクリックすると、以下のような詳細情報を設定できます。

くわしい内容は、「チェックリストやラベルを活用した便利な使い方6選」で解説しています。

必要に応じて詳細機能を追加していくことで、情報がバラバラになるのを防げます。

Trelloは、カードをほかのリストに移動させ、タスクが「いまどの段階にあるのか」を把握するといった使い方が可能です。

たとえば、「今日」から「今週」へ移動させるほか、完了したタスクを専用のリストに移す、あるいはチェックマークをつけて色を変えるといった操作で進捗を把握しやすくなります。

カードを動かして進捗を更新する方法は、次の通りです。

たとえば、「未着手」「進行中」「完了」といったリストを作成すれば、各タスクの進捗状況を一目で判別できるようになります。

Trelloは、簡単な操作で状況を書き換えられるため、複雑な操作を覚えなくても無理なく管理を続けられるのが魅力です。

Trelloの標準機能を活用すると、タスクの細分化や視覚的な整理、自動化などが可能になり、タスク管理の精度が格段に向上します。

主な便利な使い方は、次の6つです。

以下で、それぞれの機能の使い方を簡単に解説します。

ひとつのカード内に、さらに細かいタスクを作成することで、作業の進捗をパーセンテージで管理できます。

チェックリストを作成する手順は、以下を参考にしてください。

たとえば、「請求書作成」というカード内に「内容確認」「PDF化」「メール送信」と設定すれば、進捗状況をひと目で判別可能です。

カードに色付きの「ラベル」を貼ることで、詳細画面を開かずに重要度やカテゴリを瞬時に判別できます。

大量のタスクが並んでいても、今すぐ対応すべきことを視覚的に目立たせられる機能です。

ラベルを設定する手順は、次の通りです。

ラベルの編集アイコンをクリックすると、名前（例：至急、重要）を設定できます。

たとえば、今日中に対応が必要なタスクを「赤色：至急」にするなど、独自のルールを適用することで、次に手をつける作業に迷う時間を短縮できます。

自動化機能を活用すれば、カードの移動や期限設定などの繰り返し作業をシステムが代行してくれます。

たとえば、「タスクを完了リストに移動した際に、担当者を自分から上司へ自動で切り替える」といった運用が可能です。

Trelloの自動化には、主に以下の2つの種類があります。

自動化の設定方法は、以下を参考にしてください。

自動化の設定画面は英語表記のため、日本語に翻訳しながら使ってください。

各カードに締切日を設定することで、期限が近づいた際に通知を受け取り、失念を防げます。

期限の設定方法は、次の通りです。

期日が迫るとカードが変色するため、優先順位の再確認にも役立ちます。

また、Trelloのブラウザ版（パソコン）では、各通知がデフォルトで有効になっており、次の3つの方法でリマインダーを受け取ることが可能です。

通知機能を活用すれば、期限（締切日）を意識しながら作業を進められます。

数か月に一度の契約更新や、定期的な支払いの忘れを防ぐ手段としても有効です。

Trelloでは「ワークスペース単位」で一括共有するか、「特定のボード単位」で個別に共有するかを、プロジェクトの範囲に合わせて選べます。

チーム全体で常に情報を同期したい場合はワークスペース、特定の外部メンバーとだけ作業したい場合はボード単体の共有が便利です。

ボード単位でメンバーを招待する手順は、以下の通りです。

無料プランでは1つのワークスペース（ボード含む）に参加できる人数が10人までといった制限があります。11人以上で運用する場合は、有料プランへの移行が必要です。

プランごとの違いについては、「Trelloの料金プラン｜無料と有料プランの違い」の章でくわしく解説しています。

ガントチャートとはプロジェクトの進捗を横棒（バー）で示した工程表のことで、時系列に沿って「どの作業にどれくらい時間がかかるか」を把握できます。 

複雑なスケジュールの全体像をひと目で確認し、無理な計画による納期遅れを未然に防ぐ手段として効果的です。

Trelloでガントチャートを利用する方法は、以下の2通りです。

数週間から数か月にわたる中長期プロジェクトや、複数のメンバーが関わる大規模なタスクの進行状況を管理する際に最適です。

Trelloは「ワークスペース単位」でプランを管理するしくみになっており、利用人数や必要な機能の範囲に合わせて4つのプランから選択できます。

無料プランでも基本的なタスク管理は十分可能ですが、チームの人数が11人以上になる場合や、ガントチャートなどの高度な機能を使いたい場合には有料プランへの移行が必要です。

プランごとの主な違いは、次の通りです。

※1 詳細チェックリスト：チェックリストごとに担当者と期限を設定できる
※2 2026年3月時点の料金

有料プランにアップグレードすると、該当のワークスペースに参加しているメンバー全員分の月額料金が発生します。

特定の1人だけを無料のままにするといった個別設定はできないため、チーム全体の人数を確認してからプランを決定することをおすすめします。

まずはFreeプランで操作感を確認し、管理するボードが増えたりメンバーが10人を超えたりしたタイミングで、「Standard」や「Premium」への切替を検討するのが良いでしょう。

Trelloは自由度が高いため、仕事だけでなく日々の生活や家族との情報共有など、用途に合わせて柔軟にカスタマイズできます。

ここでは、カードを動かすだけのシンプルな操作を活かした、具体的な3つの活用シーンを紹介します。

ぜひ、参考にしながらTrelloを使いこなしてください。

完了したタスクを「完了リスト」へ移動させることで、自分の頑張りを視覚的に積み上げ、モチベーションを維持できます。

単にチェックを入れるだけでなく、物理的にカードを動かす動作が達成感につながるでしょう。

活用イメージの例は、次の通りです。

毎日の習慣はカード内のチェックリストで管理し、大きな課題が終わった際は「完了」リストへカードを移動させます。

週末に溜まったカードを眺めることで、一週間の成果をポジティブに振り返るきっかけになるでしょう。

家族やパートナーとの買い出しや家事の分担をスムーズにするには、品目や担当者ごとにリストを分ける使い方が有効です。

リアルタイムで状況が同期されるため、出先での「あれ買った？」といった確認の連絡が不要になります。

活用イメージの例は、以下を参考にしてください。

必要なものを各品目リストへ追加し、買う人が決まったら自分の担当リストへ移動、購入後にチェックを入れます。

カードを動かすだけで「今誰が何を買おうとしているのか」が伝わるため、買い忘れや重複購入を防げる使い方です。

業務の工程（ワークフロー）をそのままリストの名前にすることで、状況確認のための会議やチャットの手間を最小限に抑えられます。

「誰がどの段階で止まっているのか」が全員に共有され、チーム全体の動きを滞らせることなくプロジェクトを進められます。

活用イメージの例は、次の通りです。

作成者は「完了」リストへ移動させるまでを担当し、リーダーがそこから最終確認を行うルールにすれば、誤操作による完了漏れを防げます。

修正が必要な場合は「要修正」ラベルを貼って、「対応中」リストへ戻すなど、ラベルと移動を組み合わせることで、言葉を交わさずとも正確な指示出しが可能です。

Trelloは、付箋を貼り替えるような感覚で、仕事から私生活までのあらゆるタスクを直感的に整理できるツールです。

まずは無料プランの範囲でボードやリストを作成し、カードを動かして状況を更新する操作に慣れることからはじめるのがおすすめです。

管理する人数が増えたり、より高度なスケジュール管理が必要になったりしたタイミングで有料プランを検討すれば、無理なく使えます。

自分にあった使い方で、日々のタスク管理をより快適に進めてみてください。