招待状を送信すると、参加者のカレンダーにも予定が自動で追加されるほか、出欠確認も簡単に行えます。
パソコンでの招待手順は、以下の通りです。
送信した招待メールには、予定の詳細と出欠確認用のリンクが含まれます。
Googleカレンダーで予定に招待されると、以下のような招待メールが届くとともに、カレンダーに自動で予定が追加されます。
未回答の状態だと主催者が参加状況を把握できないため、参加可否を回答する必要があります。
招待された予定に対しては、以下3つの対応が可能です。
各手順をくわしく解説します。
カレンダー上で招待された予定をクリックすると、以下3つの選択肢から回答できます。※招待メールからも回答が可能です
回答すると、参加状況が主催者にメールで通知されます。
簡単な操作で参加意思を伝えられるため、日程調整の手間を削減できるのがメリットです。
招待された日程の都合が悪い場合に、代替日程を提案できる機能もあります。
新しい日時を提案する手順は、以下の通りです。
出席したいが既存の予定と重複している場合や、より多くの参加者が集まりやすい日時がある場合に有効です。
カレンダー上では、新しい日時を提案中の予定は、斜線のかかった背景で表示されます。
予定をタップして詳細を開くと「提案した日時」を確認できるしくみです。
主催者が新しい日時の提案を承認すると、元の予定は削除され、新しい予定が再び斜線背景の状態で追加されます。
一度選択した出欠の回答は、以下の手順であとからでも変更可能です。
変更内容は、主催者のカレンダーにも自動で反映されます。
急な予定変更で参加可否が変わった場合や、当初「未定」だったが参加が確定した際に役立ちます。
主催者には、最新の情報が即座に伝わるため、会議の準備や進行がスムーズになるでしょう。
なお、回答を変更する際は、任意でメッセージの追加が可能です。
あらかじめ招待状をカレンダーに自動反映させる範囲を設定しておけば、スパムや不要な招待状がカレンダーに表示されることを防げます。
重要な予定のみを表示したい場合に効果的な設定です。
以下では、写真付きで設定手順を解説します。
まず、Googleカレンダーの画面右上にある［設定アイコン］をクリックし、［設定］を開きます。
次に、左側メニューの［予定の設定］をクリックします。
その後、表示された設定項目から［カレンダーに招待状を追加］を選択してください。
最後に、招待状をカレンダーに追加する方法を選びます。
以下に3つの追加方法とおすすめの設定を説明します。
「招待メールから出欠確認に回答したときに追加」を選択すると、招待状に返答するまでカレンダーに予定が表示されません。
この場合、カレンダー上からは招待状の詳細を開けず、出欠の回答ができないため、Gmailで受信した招待メールから出欠状況を回答する必要があります。
「Googleカレンダーに招待された予定が表示されない」とお困りの方は、［カレンダーに招待状を追加］の設定を一度確認してみてください。
Googleカレンダーでは、受け取った招待状の予定を公開する範囲も設定できます。
たとえば、人事面談や契約前のクライアントとの相談など、個人情報の扱いに慎重になるべき予定を入力する場合、公開範囲を限定しておけば、関係者以外には「予定あり」とだけ表示されます。
公開範囲は、［カレンダーに招待状を追加］の設定で、以下のいずれかを選んでいる場合に適用可能です。
設定の手順は以下の通りです。
これで、特定のユーザーだけが予定を確認できるようになります。
Googleカレンダーでは、以下の2つの使い方も可能です。
以下で、それぞれの方法をくわしく解説します。
招待メールを送信せず、予定にゲストを追加したい場合は、以下の手順で予定を作成してください。
確定していない会議の仮予定を作成する際や、招待メールの文面を別途カスタマイズして送信したい場合などに活用できる方法です。
招待メールに関する通知を無効にしたい場合は、以下の設定を行います。
この設定で、ゲストの参加可否に関する通知が届かなくなります。
同じ設定画面で以下のメール通知も個別に無効化できます。
招待メールに関する不要な通知を防げば、不要な通知に埋もれて大切な会議の招待を見落とすといったトラブルを防げます。
ここでは、Googleカレンダーの招待に関するよくある質問に回答します。
トラブル時の対応方法も解説していますので、ぜひ参考にしながらGoogleカレンダーを活用してください。
Googleカレンダーで予定に招待できない原因として、以下3つが考えられます。
ひとつの予定を共有するメンバーが200人を超えている場合は、Google グループの活用が推奨されます。Google グループを活用すれば、最大10万人のユーザーと予定を共有可能です。
上記2つを確認しても招待できない場合は、招待したい相手が、Google Workspaceアカウントを使用している可能性があります。
Google Workspaceアカウントの管理者によって招待機能が制限されている場合、組織外ユーザーと予定の共有はできません。
この場合は、相手側の組織管理者に「外部共有の許可設定」を確認してもらう必要があります。
もしくは、招待機能を使わずに、カレンダーの共有設定を変更するか、予定のリンクを共有する方法で対応してください。
Googleカレンダーでは、予定作成時にGoogle Meetのリンクを自動で生成できます。
「Googleカレンダーで招待する方法6ステップ」の手順で予定を作成し、［Google Meetのビデオ会議を追加］をクリックするだけで、会議リンクが生成され招待メールに含まれるしくみです。
一方、Zoomとの連携には「Zoom for Google Workspaceアドオン」のインストールが必要です。
インストールの手順は、以下を参考にしてください。
インストールしたら、以下の手順に沿って、Google側でビデオの自動追加を有効にする必要があります。
上記の設定をすれば、Googleカレンダーで予定を作成してゲストを追加した際に、自動的にZoomミーティングが生成されるようになります。
iPhoneやAndroid端末のアプリから、Googleカレンダーの招待を行う方法は以下の通りです。
スマホアプリでは通知送信の有無を選択できず、予定を保存した段階で招待メールが相手に送信されます。
Googleカレンダーの招待メール自体が受信できていない場合、招待メールが迷惑メールとして振り分けられていないか、「メールの迷惑メールフォルダ」をチェックしてください。
届いていない場合は、そもそも主催者が送信していない可能性もあります。
予定を作成する際に「招待状を送信しますか？」のポップアップで「送信しない」を選択していると、招待メールは配信されません。
メール以外にブラウザでの通知を受け取りたい場合は、以下の設定を確認してください。
設定を行っても通知が表示されない場合は、ブラウザの設定で「calendar.google.com」からの通知を許可する必要があります。
Chrome・Safari・Edgeの設定手順は、以下の通りです。
正常に設定できれば、Googleカレンダーからのデスクトップ通知やプッシュ通知が正常に表示されるようになります。
Googleカレンダーの設定を活用すれば、不要な招待状を防ぎつつ、重要な予定を見逃さない環境を整えられます。
招待する方法から招待された際の対応、表示されない場合の対処法を理解すれば、社内全体で円滑なコミュニケーションを実現できるでしょう。
本記事を参考に、招待機能を活用し、日々の予定管理をスムーズに進め、生産性を向上させましょう。