Outlook予定表の非公開設定は、業務上どうしても他人に見せたくない予定がある場合に有効な機能で、以下3つのメリットがあります。
予定に非公開設定を適用すれば、タイトルや場所などの詳細情報を隠しながら、予定の空き時間情報のみを共有できます。
Outlookには、予定のプライバシーを保護する方法として、以下の2つの手段があります。
どちらも予定の詳細を隠す機能ですが、適用範囲や表示内容は、以下のように異なるのが特徴です。
また、予定表を共有している相手に「タイトルと場所」や「すべての詳細」が見えるアクセス権を与えている場合、見られたくない予定は「非公開」に設定する必要があります。
以下で、各機能の使い方を解説します。
「予定表のアクセス権設定」は、カレンダーをほかのユーザーと共有する際に、情報の公開範囲を決める設定です。
権限を付与する相手の役割によって、以下の2種類のレベルに分けられます。
それぞれの違いと設定内容をくわしく解説します。
Outlook予定表をほかのユーザーと共有する際は、相手にどこまでの情報を見せるか「アクセス許可レベル」で設定できます。
選べるレベルは、以下の3種類です。
どのアクセス権で共有しても、「非公開」に設定した予定の詳細は隠され、「予定の日時（空き時間情報）」のみ表示されるしくみです。
アクセス許可レベルは、以下の手順で変更できます。
適切なアクセス許可レベルを設定すれば、業務効率とプライバシー保護を両立した予定表の共有が可能です。
Outlookには、「代理人」という特別な権限設定があります。
たとえば、「社長の代わりに秘書が予定を管理する」「営業の代わりにアシスタントが予定を管理する」など、本人に代わって予定表を操作するための権限です。
ドロップダウンリストで「代理人」を選択すると、非公開予定の閲覧権限やカテゴリ管理（分類項目の作成・編集）の権限の付与を選択できます。※組織外ユーザーは代理人設定ができません
代理人の権限設定で［代理人が個人的なイベントを表示できるようにする］を有効にしたユーザーは、非公開にした予定の詳細まで見られるしくみです。
「代理人」の権限は、本人に代わって予定の編集や削除の操作もできるため、権限を付与する相手は慎重に選ぶ必要があります。
Outlook予定表のデフォルト設定では、管理者を含むほかのユーザーのカレンダー画面で「予定あり」のみが表示され、タイトルや場所は非公開になっています。
しかし、予定表のアクセス権で「タイトルと場所を閲覧可能にする」以上に設定しているユーザーには、予定の詳細が表示されます。
アクセス権を広く設定しているが、特定の予定だけ詳細を見られたくない場合は、予定自体を非公開※に設定してください。※予定の日時のみ表示
具体的な設定方法は、以下を参考にしてください。
予定表を開き、非公開にしたい予定をダブルクリックして編集画面を開きます。
「イベント」タブ内にある［非公開］オプションを選択します。
画面左上の［保存］をクリックしてください。
予定表画面で該当の予定にロックアイコンが表示されれば、非公開設定は完了です。
Outlook予定表で非公開にしたはずの予定が他人に見えてしまう原因は、主に以下の2つです。
なお、「予定の日時（空き時間情報）」表示も完全に非表示にしたい場合は、予定表（カレンダー）の共有を完全に停止する必要があります。
Outlookでは、予定表を共有している限り、相手に「予定が入っているかどうか」がわかるしくみになっています。
そのため、プライバシーを重視する場合は、以下の手順で共有を停止してください。
上記手順で権限を削除したユーザーは予定表にアクセスできなくなるため、「予定の日時（空き時間情報）」表示そのものが見えなくなります。
ここでは、Outlook予定表の非公開設定に関するよくある質問を3つ厳選してご紹介します。
解決方法をくわしく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
Outlookの非公開予定は基本的に保護されていますが、次の条件下では予定の詳細を閲覧可能です。
画面共有時には、自分のOutlook画面で非公開予定の詳細が表示されるため、共有相手に内容が見えてしまいます。
また、非公開に設定した予定でも、予定の招待を送信した相手（参加者）は詳細を閲覧できるしくみです。
予定のタイトルや場所を公開したくない場合は、代理人権限や画面共有時の公開範囲を適切に設定し、招待の送信（会議出席依頼の利用）を避けてください。
Outlookで他人の予定表が見れない場合、招待された予定への承諾が完了していない可能性があります。
共有された予定表を開く手順は、以下の通りです。
［分割ビュー］を選択すると、共有された予定表が自分の予定表と重ね合わせて表示される「オーバーレイ表示」に切り替わります。
Outlookの非公開予定を効果的に管理・運用するには、継続的な見直しと組織的なルール作りが重要です。
以下のコツを実践すれば、プライバシー保護と業務効率を両立できます。
組織の特性に応じてカスタマイズし、継続的に改善していけば、効率的な予定管理が可能です。
とくに、アクセス権限や代理権限の管理は、定期的な見直しを行い、必要最小限の権限のみを付与すると、意図しない情報漏洩の防止を防げます。
予定表をカテゴリごとに色分けする設定方法は、以下の記事でくわしく解説していますので、あわせて参考にしてください。
Outlook予定表の非公開設定とアクセス権設定の違いを理解し、適切に使い分ければ、プライバシー保護と効率的な予定管理を両立できます。
個別の予定を完全に隠したい場合は「非公開設定」を、会社全体で柔軟な情報共有を行いたい場合は「アクセス権設定」を活用するとよいでしょう。
また、予定が見えてしまう問題が発生した際は、「共有設定の確認」や「代理人権限の見直し」で段階的に対処する必要があります。
本記事で解説した設定方法と運用のコツを参考に、自分の組織に最適なプライバシー管理と、スムーズなスケジュール管理を目指してください。