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ビジネスシーンにおいて、日程調整を行う場面は多数あります。この日程調整のステップを改めて本記事では整理してみたいと思います。
日程調整における2つのステップ
一口に、日程調整と言っても、改めて2つの方法が存在します。下記では、そのパターンを整理します。
日程調整を提案する側が、事前に候補日の候補をお送りし、先方の返信を待つ、という形式に近い調整の形です。
6/17（木）15時-18時
6/18（金）12時-15時30分
6/21（月）10時-13時
にてご都合のよい日時はありますでしょうか？
時間枠は30分でオンラインで予定しております。
かしこまりました。それでは
6/18（月）10時-10時30分にてお願いできますでしょうか？
この形式の場合、候補日の中で合致する日程があれば、提案される側の返信で、日程が確定する、というメリットがあります。
他方で、この場合に候補日の中に適する日程がない場合には、別の候補日を提案するなどの方法が必要となり、ラリーが発生することとなります。
次に、事前に予約枠のルールを決めて、そのルールの中から、日にちを選んでもらうというパターンもあります。
例えば曜日などのみを提示し、先方に日時を指定してもらう、という形式に近い調整の形です。
月曜-金曜（祝日除く）10時-18時の間で予約を受け付けております。
ご希望の日時を第三希望までお送りくださいませ。
第一希望 6/18（金）13時-15時
第二希望 6/21（月）10時-10時30分
第三希望 6/17（木）16時-17時
にてお願いします。
かしこまりました。
それでは、6/21（月）10時-10時30分にてお願い致します。
この場合、それまでの関係値にもよりますが、提案される側で候補日を送り、提案する側で再度日程を確定させる、というフローを取ることが原則となります。
そのため、最低3ラリーが原則となるため、日程確定までに時間を要することとなります。また、提案される側で、候補日を複数提示することが求められるため、来店予約などの場合において、このやりとりの中で離脱する可能性もはらんでいます。
日程調整の手法まとめ
上記のように、日程調整の手法には2つの類型が存在し、それぞれメリット・デメリットが存在します。もっとも、両者の間では必ずしも二律相反のものではなく、中間地点も存在するという点も注意が必要です（例えば、候補日を提案する際に、「月曜午前・火曜午後」といった形で、幅広くに提案する際には、ラリーが発生する可能性は抑えられるでしょう）
必要に応じて、適切な手段を用いてコミュニケーションしていくことが必要となるでしょう。
また、適切な日程調整ツールを用いることで、これらの負担も軽減することが可能となりますので、頻繁に日程調整が発生する方は、ツールの採用も検討してみても良いかもしれません。
